1. 日程已經排好，為甚麼活動當日仍要反覆確認？
院舍安排一場小組活動，通常需要確認時間、場地、人手和參加者。若日程在月曆、名單在紙本、臨時變更只靠口頭通知，帶領活動的同事便要在開始前重新核對。活動結束後，另一位同事整理統計時，又可能把原定名單當成實際出席名單。
處理這類問題，可以先把流程分為規劃、確認、執行及檢視四段。每段指定一位負責人，並約定其他同事應在哪裡查閱最新安排。數碼化的起點，是讓資料能夠被下一位同事理解和接手。
2. ANI System 4.0 活動管理可支援哪些環節？
ANI System 4.0 活動管理的現有功能介紹涵蓋活動建立與日程安排、參與及審批狀態跟進，以及活動紀錄與統計。院舍可用這些環節整理活動由規劃到回顧的工作，詳情可參閱 <a href="/modules/activity-management/">活動管理模組介紹</a>。
下文的角色分工、核對項目及試點安排屬院舍流程建議做法；實際欄位、權限及審批設定，應以院舍已採用的版本與示範確認結果為準。本文不代表新增功能發布，亦不將建議的記錄項目視為系統必備欄位。
3. 活動前：先完成規劃，再交由指定角色確認
以每週一次的園藝小組為例，活動負責人可先整理日期、時段、地點、帶領人員及預計參加者，再按院舍既定程序交主管確認。涉及陪同或場地協調的安排，宜在活動前釐清，避免前線把「已建立活動」理解成「已完成所有確認」。
如活動需要改期，負責人應先確認新安排，再通知相關同事並更新指定記錄。院舍可自行約定變更通知方式和確認時點；不要假設更新日程後，所有相關人員便已收到通知。
- 活動負責人：整理安排，收集參與意向，提出需要協調的事項。
- 主管或指定審批者：按院舍程序確認人手、場地及活動安排。
- 當值同事：在開始前查閱最新安排，核對需要承接的工作。
4. 活動當日：分清預計參加與實際參與
假設園藝小組原定有八位院友參加，當日六位出席，一位選擇不參加，另一位因其他安排未能到場。這是流程示例，並非客戶成效數據。負責記錄的同事應依院舍認可方式整理實際參與情況，避免只複製原定名單。
如活動中途有人離開，應按實際情況留下所需說明，並把仍需跟進的事項交予指定同事。記錄宜客觀、簡潔，限於工作所需；不要在活動備註加入與活動無關的敏感資料。
- 先確認院友身分與當日名單，再整理實際參與情況。
- 將未出席、活動取消及尚待確認分開理解，避免統計口徑混淆。
- 如有待辦，說明由誰接手及何時確認，不以「已通知」代替完整交接。
5. 活動後：用紀錄找出下一次可以改善的安排
活動負責人可在院舍約定時限內完成記錄，再由主管檢視名單、實際參與和未完成事項是否一致。查看活動統計前，團隊應先統一計算方式，例如參與人次與不重複參與人數是兩個不同概念，不能直接互換。所需統計口徑能否由現有報表提供，應在示範時確認。
檢視時可從具體問題入手：同一時段是否經常與其他安排重疊？有沒有參加意向但未能安排的院友？哪些準備工作需要提前？出席數字可以協助了解安排情況，但不宜單憑一次活動的出席率判斷服務成效或院友需要。
6. 用一場活動完成試點與角色培訓
首次導入時，可選一項固定活動作試點，先以模擬資料演練建立活動、確認安排、整理參與情況及查閱紀錄。負責建立的同事和負責檢視的主管應各自完成所屬步驟，確認彼此能夠接手，再按院舍安排投入使用。
培訓可加入兩個例外情境：活動前改期，以及原定參加者當日未出席。由同事示範如何查閱最新安排、記錄實際情況及交代後續工作，比只觀看一次正常流程更容易發現理解差異。
- 試點前：確認操作權限、記錄位置及角色責任。
- 試點中：收集找不到資料、重複輸入及交接不清的情況。
- 試點後：由負責人與主管共同檢視，再決定是否擴展至其他活動。
7. 預約示範前，準備哪些資料最有幫助？
院舍可準備一份已移除個人資料的活動日程、現行角色分工，以及一個經常遇到的例外情境，請 ANI 團隊按實際流程示範。重點是確認每位同事如何完成自己的一段工作，以及下一位接手者能否找到所需資料。
示範時亦可逐項確認可用欄位、審批方式、參與記錄及統計內容，將已確認的功能與仍待釐清的需求分開記錄，作為院舍安排培訓及試點的依據。
“一份可接手的活動紀錄，應讓同事看清原定安排、實際參與和下一步工作。”
